RFP For Professional Bookkeeping Services

by | Jun 1, 2025 | News

CHEER CANADA

REQUEST FOR PROPOSAL FOR

PROFESSIONAL BOOKKEEPING SERVICES

RFP 2025-01

ISSUED: June 1, 2025

CLOSING TIME: June 30, 2025 11:59:59 EST

CLOSING LOCATION: Proposals must be submitted by email to executivedirector@cheercanada.ca

CONTACT (for enquiries ONLY):

Joanna Low

Executive Director, Cheer Canada

executivedirector@cheercanada.ca

or

Wendy MacKay

Treasurer, Cheerleading Canada Inc. 

treasurer@cheercanada.ca

Any clarification of the Request for Proposal documents required by the submitter, prior to submission of its proposal shall be requested through a contact listed above. Any such clarifications so given shall not in any way alter the proposal documents. The vendor and the Board hereby agree that no oral arrangements shall be considered.

No Officer or Agent of the Board of Directors is authorized to alter any portion of the document. Cheer Canada reserves the right to accept or reject any proposal, whichever, in the Board’s opinion is in its own best interest.

Late Proposals will not be considered or accepted.

Overview

Cheerleading Canada Inc. (Cheer Canada) is a not-for-profit association established as the National Sports Organization for Cheerleading in Canada to manage, direct, promote, and assist the activities of cheerleading in Canada. Cheer Canada is incorporated and the articles of incorporation are located in Edmonton, Alberta. There currently are 9 member associations (Provincial Sport Organizations – PTSOs) within Cheer Canada which serve over 30,000 athletes. 

History: Cheer Canada was incorporated in 2011, and Continued under the Canada Not For Profit Act in 2014. An inaugural Board was in place until October 2017, and Audited Financial statements have been filed for FYs 2016-17, 17-18, and 18-19, and drafts have been completed for 2019-20. Our FY year ended on March 31. During the 2019 AGM in August 2019, the membership agreed to change the FY end to June 30. Therefore, the 2019-20 FY end and going forward is June 30.  

Cheerleading is a growing national sport that has been accepted by the International Olympic Association as a provisional sport. Cheer Canada has recently been recognized by the Canadian Olympic Committee and has currently applied to receive funding from Sport Canada under the Sport Funding Accountability Framework. 

Cheer Canada is committed to industry best practices in all matters of sport governance. 

Current State Information: 

Cheer Canada currently utilizes a software-as-a-service version of Quickbooks for bookkeeping.

Cheer Canada utilizes an online membership management system, (SportLomo) for the self-registration process of all our constituents (athletes, coaches, and officials). Members can register and pay for their membership fees through the use of this system. 

Cheer Canada achieved Amateur Athletic Status with Revenue Canada in 2021 and utilizes an external platform to issue the majority of charitable tax receipts. Annual reporting is required to maintain this status.

Cheer Canada manages the National Team program, including fundraising opportunities and training camps and clinics. Cheer Canada also manages the collection of PTSO fees and membership fees from all participants. The number of transactions that CC must manages has increased and therefore, we are seeking the services of a professional bookkeeper to manage the Quickbooks file to permit consistent reporting to the Board. This will free the Finance Committee and the CC treasurer from managing transactions, to perform higher-value services, such as financial planning and implementation of strategic policies. 

Cheer Canada is seeking proposals for the purpose of awarding a contract for a Bookkeeper Firm for updating the Quickbooks account as transactions occur and completing monthly reconciliations. The contract awarded to the proponent from this RFP, if in the best interest of CC, will become the exclusive bookkeeping firm from the current time until the end of FY June 30, 2026.   Should the desire be mutual, the contract has an option to be extended beyond 2026. 

This Request for Proposal (RFP) initiative has been undertaken to provide an open process to allow interested firms the right to submit their applications to provide bookkeeping services for Cheer Canada. 

RFP Requirements

The bookkeeping firm who is the successful candidate will be responsible for: 

  1. Quickbooks transaction management:
    1. Transaction entry and management for the FY beginning July 1, 2025 until the end of the contract, June 30, 2026 
    2. Preparation of reports as requested by the Executive Director and/or the Treasurer. 
    3. Managing the budget through the QB software (budget as approved by the board) and providing advice to the Financial Committee on areas of potential improvement. 
    4. Monthly reconciliation of bank accounts.
  2. Consultation on financial strategic and budgeting considerations, and other financially-related matters pertaining to the organization as required.
  3. Other financial statement preparations include, but are not limited to: tax receipts, HST/GST filing, and/or year-end statements. 
  4. Other bookkeeping-related consultation or advice as required. 
  5. Experience reconciling reports within a membership database is considered an asset, as the income from this membership system must be reconciled within our accounting software. 

The successful firm will have prior experience in bookkeeping services for national or provincial sports organizations and other not-for-profit associations in matters of understanding of Canada Revenue Agency requirements and GST/HST matters. Experience using Quickbooks (online version) is considered a must. Experience with national membership registration systems software is also considered an asset. 

Additional Considerations

  • Fit: Describe how your organization is the appropriate fit for Cheer Canada. 
  • What areas of value-added benefit can your organization provide.
  • Be solution-oriented to overcome any obstacles.
  • Present imaginative and creative concepts.
  • Be cost-effective and resourceful. Cheer Canada is a young NSO with limited resources. Recognition of this in pricing will be considered. 
  • Project manage seamlessly ensuring deadlines are met while working under pressure with tight timelines.
  • The successful bookkeeping firm will be required to sign a contract with Cheer Canada before initiation of work related to the RFP.
  • Experience working in a virtual environment.
  • Bilingual in French and English is considered an asset.

Request for Proposal

The following outlines the information to be included in your proposal:

  1. Provide a concise overall plan and include financial considerations.
  2. Provide an overview of previous experiences and expertise in the area of professional bookkeeping. Preference will be given to organizations that have experience specifically working with provincial or national organizations and/or national sport organizations and/or not-for-profit organizations. 
  3. Provide a description of the person(s) who will be proposed as the primary contact from your firm, and who will be working closely with Cheer Canada’s Executive Director, Treasurer, and finance committee. 
  4. Outline a concise accountability reporting structure. 

Timelines & Process

June 1st, 2025 RFP made public

June 30th, 2025 Submissions Due

July 31st, 2025 Final determination by Cheer Canada

Submission Requirements

  1. An electronic copy of the proposal is to be sent to executivedirector@cheercanada.ca to be received no later than June 30th, 2025 at 11:59:59 EST.
  2. The format of submission must be Adobe Acrobat (pdf).

PROPOSALS WITH THE LOWEST PRICE ESTIMATE MAY NOT NECESSARILY BE SUCCESSFUL. CHEER CANADA RESERVES THE RIGHT TO ACCEPT OR REJECT ANY PROPOSAL, AT THEIR SOLE DISCRETION. 

CHEER CANADA WILL SEEK PERMISSION FROM ANY CANDIDATES SUBMITTING THE PROPOSAL IF FURTHER INFORMATION AND/OR REFERENCE MATERIALS ARE REQUIRED TO ASSIST IN MAKING ANY DECISION RELATING SPECIFICALLY TO THIS RFP.

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CHEER CANADA DEMANDE DE PROPOSITION POUR DES SERVICES DE COMPTABILITÉ PROFESSIONNELLE DAA 2025-01

DATE DE PUBLICATION : 1 juin 2025

DATE DE CLÔTURE : 30 juin 2025 à 11 h 59 min 59 s HNE

LIEU DE CLÔTURE : Les propositions doivent être envoyées par courriel à executivedirector@cheercanada.ca

PERSONNE-RESSOURCE (pour les demandes de renseignements UNIQUEMENT) :

Joanna Low

Directrice générale, Cheer Canada

executivedirector@cheercanada.ca

ou

Wendy MacKay

Trésorière, Cheer Canada

treasurer@cheercanada.ca

Toute clarification des documents de l’appel d’offres requise par le soumissionnaire avant la soumission de sa proposition doit être demandée à l’intermédiaire indiqué ci-dessus. Les clarifications ainsi fournies ne modifieront en rien les documents de la proposition. Le fournisseur et le conseil d’administration conviennent par la présente qu’aucun accord verbal ne sera pris en considération.

Aucun membre du conseil d’administration ou agent n’est autorisé à modifier une partie quelconque du document. Cheer Canada se réserve le droit d’accepter ou de rejeter toute proposition, selon ce qu’il juge être dans son meilleur intérêt.

Les propositions tardives ne seront ni prises en considération ni acceptées.

Aperçu

Cheerleading Canada Inc. (Cheer Canada) est une association à but non lucratif créée en tant qu’organisme national de sport pour le cheerleading au Canada afin de gérer, diriger, promouvoir et soutenir les activités de cheerleading au Canada. Cheer Canada est une société constituée en vertu des lois de l’Alberta, dont les statuts sont enregistrés à Edmonton. Cheer Canada compte actuellement 10 associations membres (organismes provinciaux de sport – OPS) qui desservent plus de 30 000 athlètes.

Historique : Cheer Canada a été constituée en société en 2011 et a poursuivi ses activités en vertu de la Loi sur les organisations à but non lucratif du Canada en 2014. Un conseil d’administration inaugural a été en place jusqu’en octobre 2017, et des états financiers vérifiés ont été déposés pour les exercices 2016-2017, 2017-2018 et 2018-2019, et les projets ont été achevés pour 2019-2020. Notre exercice financier se terminait le 31 mars. Lors de l’AGA de 2019, qui s’est tenue en août 2019, les membres ont convenu de changer la date de clôture de l’exercice financier au 30 juin. Par conséquent, l’exercice financier 2019-2020 se termine le 30 juin, et il en sera de même pour les exercices suivants.

Le cheerleading est un sport national en pleine croissance qui a été accepté par l’Association internationale olympique comme sport provisoire. Cheer Canada a récemment été reconnue par le Comité olympique canadien et a actuellement déposé une demande de financement auprès de Sport Canada dans le cadre du Cadre de responsabilisation de financement du sport.

Cheer Canada s’engage à respecter les meilleures pratiques de l’industrie dans tous les domaines de la gouvernance sportive.

Informations sur la situation actuelle :

Cheer Canada utilise actuellement une version logicielle en tant que service de Quickbooks pour sa comptabilité.

Cheer Canada utilise un système de gestion des adhésions en ligne (SportLomo) pour le processus d’auto-inscription de tous ses membres (athlètes, entraîneurs et officiels). Les membres peuvent s’inscrire et payer leurs cotisations grâce à ce système.

Cheer Canada a obtenu le statut d’organisme sportif amateur auprès de Revenu Canada en 2021 et utilise une plateforme externe pour émettre la majorité des reçus fiscaux pour dons de bienfaisance. Un rapport annuel est requis pour conserver ce statut.

Cheer Canada gère le programme de l’équipe nationale, y compris les possibilités de collecte de fonds, les camps d’entraînement et les stages. Cheer Canada gère également la collecte des frais d’adhésion à la PTSO et des cotisations de tous les participants. Le nombre de transactions que CC doit gérer a augmenté et nous recherchons donc les services d’un comptable professionnel pour gérer le fichier Quickbooks afin de permettre la production de rapports cohérents au conseil d’administration. Cela permettra au comité des finances et au trésorier de CC de se libérer de la gestion des transactions afin de se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée, telles que la planification financière et la mise en œuvre de politiques stratégiques.

Cheer Canada sollicite des propositions en vue de l’attribution d’un contrat à un cabinet de comptabilité pour la mise à jour du compte Quickbooks au fur et à mesure des transactions et la réalisation des rapprochements mensuels. Le contrat attribué au soumissionnaire retenu dans le cadre de cet appel d’offres, s’il est dans l’intérêt de CC, deviendra le cabinet de comptabilité exclusif à compter de la date actuelle jusqu’à la fin de l’exercice financier se terminant le 30 juin 2026. Si les deux parties le souhaitent, le contrat peut être prolongé au-delà de 2026.

Cette demande de propositions (RFP) a été lancée afin d’offrir un processus ouvert permettant aux entreprises intéressées de soumettre leur candidature pour fournir des services de comptabilité à Cheer Canada.

Exigences de la RFP

Le cabinet comptable retenu sera chargé des tâches suivantes :

  1. Gestion des transactions Quickbooks :
    1. Saisie et gestion des transactions pour l’exercice financier commençant le 1er juillet 2025 jusqu’à la fin du contrat, le 30 juin 2026
    2. Préparation des rapports demandés par le directeur général et/ou le trésorier.
    3. Gestion du budget à l’aide du logiciel QB (budget approuvé par le conseil d’administration) et fourniture de conseils au comité financier sur les domaines susceptibles d’être améliorés.
    4. Rapprochement mensuel des comptes bancaires.
  2. Consultation sur les considérations stratégiques et budgétaires financières et sur d’autres questions financières relatives à l’organisation, selon les besoins.
  3. La préparation d’autres états financiers comprend, sans s’y limiter : les reçus fiscaux, la déclaration de la TVH/TPS et/ou les états de fin d’année.
  4. Autres consultations ou conseils liés à la comptabilité, selon les besoins.
  5. Une expérience dans le rapprochement des rapports dans une base de données de membres est considérée comme un atout, car les revenus provenant de ce système d’adhésion doivent être rapprochés dans notre logiciel de comptabilité.

L’entreprise retenue devra avoir une expérience préalable dans les services de comptabilité pour des organisations sportives nationales ou provinciales et d’autres associations à but non lucratif, notamment en matière de compréhension des exigences de l’Agence du revenu du Canada et des questions relatives à la TPS/TVH. Une expérience de l’utilisation de Quickbooks (version en ligne) est considérée comme indispensable. Une expérience avec les logiciels nationaux d’enregistrement des adhésions est également considérée comme un atout.

Considérations supplémentaires

  • Adéquation : Décrivez en quoi votre organisation correspond au profil de Cheer Canada.
  • Quels avantages à valeur ajoutée votre organisation peut-elle apporter ?
  • Soyez orienté vers les solutions pour surmonter les obstacles.
  • Présentez des concepts imaginatifs et créatifs.
  • Soyez rentable et ingénieux. Cheer Canada est une jeune ONS aux ressources limitées. La prise en compte de cet élément dans la tarification sera prise en considération.
  • Assurez une gestion de projet sans faille en respectant les délais tout en travaillant sous pression avec des échéances serrées.
  • Le cabinet comptable retenu devra signer un contrat avec Cheer Canada avant le début des travaux liés à l’appel d’offres.
  • Expérience de travail dans un environnement virtuel.
  • La maîtrise du français et de l’anglais est considérée comme un atout.

Demande de proposition

Voici les informations à inclure dans votre proposition :

  1. Fournissez un plan global concis et incluez les considérations financières.
  2. Donnez un aperçu de vos expériences et de votre expertise dans le domaine de la comptabilité professionnelle. La préférence sera donnée aux organisations qui ont une expérience spécifique de travail avec des organisations provinciales ou nationales et/ou des organisations sportives nationales et/ou des organisations à but non lucratif.
  3. Fournissez une description de la ou des personnes qui seront proposées comme personnes-ressources principales de votre cabinet et qui travailleront en étroite collaboration avec le directeur général, le trésorier et le comité des finances de Cheer Canada.
  4. Décrivez succinctement la structure de reddition de comptes.

Échéancier et processus

1 juin 2025 Publication de l’appel d’offres

30 juin 2025 Date limite de soumission

31 juillet 2025 Décision finale de Cheer Canada

Exigences relatives à la soumission

  1. Une copie électronique de la proposition doit être envoyée à executivedirector@cheercanada.ca au plus tard le 30 juin 2025 à 23 h 59 min 59 s HNE.
  2. Les soumissions doivent être au format Adobe Acrobat (pdf).

LES PROPOSITIONS PRÉSENTANT LE PRIX LE PLUS BAS NE SERONT PAS NÉCESSAIREMENT RETENUES. CHEER CANADA SE RÉSERVE LE DROIT D’ACCEPTER OU DE REJETER TOUTE PROPOSITION, À SA SEULE DISCRÉTION.

CHEER CANADA DEMANDERA L’AUTORISATION DE TOUT CANDIDAT AYANT SOUMIS UNE PROPOSITION SI DES INFORMATIONS SUPPLÉMENTAIRES ET/OU DES DOCUMENTS DE RÉFÉRENCE SONT NÉCESSAIRES POUR AIDER À PRENDRE UNE DÉCISION CONCERNANT SPÉCIFIQUEMENT LA PRÉSENTE DEMANDE DE PROPOSITIONS.