Appel d'offres pour des services professionnels de tenue de livres

par | Jun 1, 2025 | Nouvelles

CHEER CANADA

APPEL D'OFFRES POUR

SERVICES PROFESSIONNELS DE COMPTABILITÉ

APPEL D'OFFRES 2025-01

ÉMIS : 1er juin 2025

HEURE DE CLÔTURE : 30 juin 2025 11:59:59 EST

LIEU DE CLÔTURE : Les propositions doivent être soumises par courrier électronique à l'adresse suivante executivedirector@cheercanada.ca

CONTACT (pour les demandes de renseignements UNIQUEMENT) :

Joanna Low

Directeur exécutif, Cheer Canada

executivedirector@cheercanada.ca

ou

Wendy MacKay

Trésorier, Cheerleading Canada Inc. 

treasurer@cheercanada.ca

Toute clarification des documents de l'appel à propositions requise par le soumissionnaire, avant la soumission de sa proposition, doit être demandée par l'intermédiaire d'une personne de contact mentionnée ci-dessus. Ces éclaircissements ne modifient en rien les documents de la proposition. Le vendeur et le Conseil conviennent par la présente qu'aucun arrangement oral ne sera pris en considération.

Aucun officier ou agent du Conseil d'administration n'est autorisé à modifier quelque partie que ce soit du document. Cheer Canada se réserve le droit d'accepter ou de rejeter toute proposition, selon l'opinion du conseil d'administration qui est dans son meilleur intérêt.

Les propositions tardives ne seront ni prises en compte ni acceptées.

Préambule

Cheerleading Canada Inc. (Cheer Canada) est une association à but non lucratif établie en tant qu'organisme national de sport pour le cheerleading au Canada afin de gérer, diriger, promouvoir et aider les activités de cheerleading au Canada. Cheer Canada est incorporé et les statuts de l'association sont situés à Edmonton, Alberta. Cheer Canada compte actuellement 9 associations membres (organismes provinciaux de sport - OPS) qui desservent plus de 30 000 athlètes. 

Historique : Cheer Canada a été constitué en société en 2011 et a été prorogé en vertu de la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif en 2014. Un conseil d'administration inaugural a été en place jusqu'en octobre 2017, et des états financiers vérifiés ont été déposés pour les exercices 2016-17, 17-18 et 18-19, et des ébauches ont été complétées pour 2019-20. Notre exercice s'est terminé le 31 mars. Lors de l'AGA 2019 en août 2019, les membres ont accepté de modifier la fin de l'exercice au 30 juin. Par conséquent, la fin de l'exercice 2019-20 et les années suivantes se termineront le 30 juin.

Le cheerleading est un sport national en plein essor qui a été accepté par l'Association internationale olympique en tant que sport provisoire. Cheer Canada a récemment été reconnu par le Comité olympique canadien et a déposé une demande de financement auprès de Sport Canada au titre du Cadre de responsabilisation pour le financement du sport. 

Cheer Canada s'engage à respecter les meilleures pratiques de l'industrie dans tous les domaines de la gouvernance sportive. 

Informations sur l'état actuel : 

Cheer Canada utilise actuellement une version logiciel-service de Quickbooks pour la tenue des livres.

Cheer Canada utilise un système de gestion des membres en ligne (SportLomo) pour le processus d'auto-inscription de tous nos constituants (athlètes, entraîneurs et officiels). Les membres peuvent s'inscrire et payer leurs frais d'adhésion par l'entremise de ce système. 

Cheer Canada a obtenu le statut d'athlète amateur auprès de Revenu Canada en 2021 et utilise une plateforme externe pour émettre la majorité des reçus d'impôt pour activités de bienfaisance. Des rapports annuels sont requis pour maintenir ce statut.

Cheer Canada gère le programme de l'équipe nationale, y compris les possibilités de collecte de fonds et les camps d'entraînement et cliniques. Cheer Canada gère également la collecte des frais du PTSO et des frais d'adhésion de tous les participants. Le nombre de transactions que CC doit gérer a augmenté et, par conséquent, nous recherchons les services d'un comptable professionnel pour gérer le fichier Quickbooks afin de permettre des rapports cohérents au conseil d'administration. Cela permettra à la commission des finances et au trésorier du CC de se libérer de la gestion des transactions et de se consacrer à des services de plus grande valeur, tels que la planification financière et la mise en œuvre de politiques stratégiques. 

Cheer Canada sollicite des propositions dans le but d'attribuer un contrat à une firme de tenue de livres pour la mise à jour du compte Quickbooks au fur et à mesure que les transactions se produisent et pour compléter les réconciliations mensuelles. Le contrat accordé au soumissionnaire de cette DP, s'il est dans le meilleur intérêt de CC, deviendra la firme de tenue de livres exclusive à partir du moment présent jusqu'à la fin de l'exercice financier le 30 juin 2026. Si les deux parties le souhaitent, le contrat peut être prolongé au-delà de 2026. 

Cette initiative de demande de propositions (DP) a été entreprise afin de fournir un processus ouvert permettant aux entreprises intéressées de soumettre leur candidature pour fournir des services de tenue de livres à Cheer Canada. 

Exigences de l'appel d'offres

Le cabinet d'expertise comptable dont le candidat sera retenu sera chargé de.. : 

  1. Gestion des transactions Quickbooks :
    1. Saisie et gestion des transactions pour l'exercice commençant le 1er juillet 2025 jusqu'à la fin du contrat, le 30 juin 2026 
    2. Préparation des rapports demandés par le directeur exécutif et/ou le trésorier. 
    3. Gérer le budget à l'aide du logiciel QB (budget approuvé par le conseil d'administration) et conseiller le comité financier sur les domaines susceptibles d'être améliorés. 
    4. Rapprochement mensuel des comptes bancaires.
  2. Consultation sur les questions de stratégie financière et de budgétisation, ainsi que sur d'autres questions financières concernant l'organisation, le cas échéant.
  3. Les autres préparations d'états financiers comprennent, sans s'y limiter, les reçus fiscaux, les déclarations de TVH/TPS et/ou les états de fin d'année. 
  4. Autres consultations ou conseils liés à la comptabilité, le cas échéant. 
  5. Une expérience dans le rapprochement de rapports au sein d'une base de données d'adhésion est considérée comme un atout, car les revenus de ce système d'adhésion doivent être rapprochés dans notre logiciel de comptabilité. 

Le candidat retenu devra avoir une expérience préalable des services de comptabilité pour des organisations sportives nationales ou provinciales et d'autres associations à but non lucratif, en ce qui concerne la compréhension des exigences de l'Agence du revenu du Canada et des questions relatives à la TPS/TVH. L'expérience de l'utilisation de Quickbooks (version en ligne) est considérée comme indispensable. Une expérience des systèmes nationaux d'enregistrement des membres est également considérée comme un atout. 

Autres considérations

  • La forme : Décrivez comment votre organisation est adaptée à Cheer Canada. 
  • Quels sont les domaines dans lesquels votre organisation peut apporter une valeur ajoutée ?
  • Soyez orienté vers la recherche de solutions pour surmonter les obstacles.
  • Présenter des concepts imaginatifs et créatifs.
  • Être rentable et ingénieux. Cheer Canada est un jeune ONS dont les ressources sont limitées. La reconnaissance de ce fait dans la tarification sera prise en considération. 
  • Gérer des projets de manière transparente en veillant à ce que les délais soient respectés tout en travaillant sous pression avec des échéances serrées.
  • Le cabinet de tenue de livres retenu devra signer un contrat avec Cheer Canada avant d'entreprendre les travaux liés à la demande de propositions.
  • Expérience du travail dans un environnement virtuel.
  • Le bilinguisme en français et en anglais est considéré comme un atout.

Demande de proposition

Vous trouverez ci-dessous les informations à inclure dans votre proposition :

  1. Fournir un plan d'ensemble concis et inclure des considérations financières.
  2. Fournir un aperçu des expériences antérieures et de l'expertise dans le domaine de la tenue de livres professionnelle. La préférence sera donnée aux organisations qui ont une expérience spécifique de travail avec des organisations provinciales ou nationales et/ou des organisations sportives nationales et/ou des organisations à but non lucratif. 
  3. Fournissez une description de la (des) personne(s) qui sera (seront) proposée(s) comme contact principal de votre entreprise et qui travaillera(ont) en étroite collaboration avec le directeur général, le trésorier et le comité des finances de Cheer Canada. 
  4. Définir une structure concise d'établissement de rapports sur l'obligation de rendre compte. 

Délais et processus

1er juin 2025 L'appel d'offres est rendu public

30 juin 2025 Date limite de soumission

31 juillet 2025 Détermination finale par Cheer Canada

Exigences en matière de soumission

  1. Une copie électronique de la proposition doit être envoyée à l'adresse suivante executivedirector@cheercanada.ca au plus tard le 30 juin 2025 à 11:59:59 EST.
  2. Le format de soumission doit être Adobe Acrobat (pdf).

LES PROPOSITIONS PRÉSENTANT L'ESTIMATION DE PRIX LA PLUS BASSE NE SERONT PAS NÉCESSAIREMENT RETENUES. CHEER CANADA SE RÉSERVE LE DROIT D'ACCEPTER OU DE REJETER TOUTE PROPOSITION, À SA SEULE DISCRÉTION. 

CHEER CANADA DEMANDERA L'AUTORISATION AUX CANDIDATS QUI SOUMETTENT LA PROPOSITION SI DES INFORMATIONS SUPPLÉMENTAIRES ET/OU DES DOCUMENTS DE RÉFÉRENCE SONT NÉCESSAIRES POUR L'AIDER À PRENDRE UNE DÉCISION CONCERNANT SPÉCIFIQUEMENT CET APPEL D'OFFRES.

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CHEER CANADA DEMANDE DE PROPOSITION POUR DES SERVICES DE COMPTABILITÉ PROFESSIONNELLE DAA 2025-01

DATE DE PUBLICATION : 1 juin 2025

DATE DE CLÔTURE : 30 juin 2025 à 11 h 59 min 59 s HNE

LIEU DE CLÔTURE : Les propositions doivent être envoyées par courriel à executivedirector@cheercanada.ca

PERSONNE-RESSOURCE (pour les demandes de renseignements UNIQUEMENT) :

Joanna Low

Directrice générale, Cheer Canada

executivedirector@cheercanada.ca

ou

Wendy MacKay

Trésorière, Cheer Canada

treasurer@cheercanada.ca

Toute clarification des documents de l'appel d'offres requise par le soumissionnaire avant la soumission de sa proposition doit être demandée à l'intermédiaire indiqué ci-dessus. Les clarifications ainsi fournies ne modifieront en rien les documents de la proposition. Le fournisseur et le conseil d'administration conviennent par la présente qu'aucun accord verbal ne sera pris en considération.

Aucun membre du conseil d'administration ou agent n'est autorisé à modifier une partie quelconque du document. Cheer Canada se réserve le droit d'accepter ou de rejeter toute proposition, selon ce qu'il juge être dans son meilleur intérêt.

Les propositions tardives ne seront ni prises en considération ni acceptées.

Aperçu

Cheerleading Canada Inc. (Cheer Canada) est une association à but non lucratif créée en tant qu'organisme national de sport pour le cheerleading au Canada afin de gérer, diriger, promouvoir et soutenir les activités de cheerleading au Canada. Cheer Canada est une société constituée en vertu des lois de l'Alberta, dont les statuts sont enregistrés à Edmonton. Cheer Canada compte actuellement 10 associations membres (organismes provinciaux de sport - OPS) qui desservent plus de 30 000 athlètes.

Historique : Cheer Canada a été constituée en société en 2011 et a poursuivi ses activités en vertu de la Loi sur les organisations à but non lucratif du Canada en 2014. Un conseil d'administration inaugural a été en place jusqu'en octobre 2017, et des états financiers vérifiés ont été déposés pour les exercices 2016-2017, 2017-2018 et 2018-2019, et les projets ont été achevés pour 2019-2020. Notre exercice financier se terminait le 31 mars. Lors de l'AGA de 2019, qui s'est tenue en août 2019, les membres ont convenu de changer la date de clôture de l'exercice financier au 30 juin. Par conséquent, l'exercice financier 2019-2020 se termine le 30 juin, et il en sera de même pour les exercices suivants.

Le cheerleading est un sport national en pleine croissance qui a été accepté par l'Association internationale olympique comme sport provisoire. Cheer Canada a récemment été reconnue par le Comité olympique canadien et a actuellement déposé une demande de financement auprès de Sport Canada dans le cadre du Cadre de responsabilisation de financement du sport.

Cheer Canada s'engage à respecter les meilleures pratiques de l'industrie dans tous les domaines de la gouvernance sportive.

Informations sur la situation actuelle :

Cheer Canada utilise actuellement une version logicielle en tant que service de Quickbooks pour sa comptabilité.

Cheer Canada utilise un système de gestion des adhésions en ligne (SportLomo) pour le processus d'auto-inscription de tous ses membres (athlètes, entraîneurs et officiels). Les membres peuvent s'inscrire et payer leurs cotisations grâce à ce système.

Cheer Canada a obtenu le statut d'organisme sportif amateur auprès de Revenu Canada en 2021 et utilise une plateforme externe pour émettre la majorité des reçus fiscaux pour dons de bienfaisance. Un rapport annuel est requis pour conserver ce statut.

Cheer Canada gère le programme de l'équipe nationale, y compris les possibilités de collecte de fonds, les camps d'entraînement et les stages. Cheer Canada gère également la collecte des frais d'adhésion à la PTSO et des cotisations de tous les participants. Le nombre de transactions que CC doit gérer a augmenté et nous recherchons donc les services d'un comptable professionnel pour gérer le fichier Quickbooks afin de permettre la production de rapports cohérents au conseil d'administration. Cela permettra au comité des finances et au trésorier de CC de se libérer de la gestion des transactions afin de se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée, telles que la planification financière et la mise en œuvre de politiques stratégiques.

Cheer Canada sollicite des propositions en vue de l'attribution d'un contrat à un cabinet de comptabilité pour la mise à jour du compte Quickbooks au fur et à mesure des transactions et la réalisation des rapprochements mensuels. Le contrat attribué au soumissionnaire retenu dans le cadre de cet appel d'offres, s'il est dans l'intérêt de CC, deviendra le cabinet de comptabilité exclusif à compter de la date actuelle jusqu'à la fin de l'exercice financier se terminant le 30 juin 2026. Si les deux parties le souhaitent, le contrat peut être prolongé au-delà de 2026.

Cette demande de propositions (RFP) a été lancée afin d'offrir un processus ouvert permettant aux entreprises intéressées de soumettre leur candidature pour fournir des services de comptabilité à Cheer Canada.

Exigences de la RFP

Le cabinet comptable retenu sera chargé des tâches suivantes :

  1. Gestion des transactions Quickbooks :
    1. Saisie et gestion des transactions pour l'exercice financier commençant le 1er juillet 2025 jusqu'à la fin du contrat, le 30 juin 2026
    2. Préparation des rapports demandés par le directeur général et/ou le trésorier.
    3. Gestion du budget à l'aide du logiciel QB (budget approuvé par le conseil d'administration) et fourniture de conseils au comité financier sur les domaines susceptibles d'être améliorés.
    4. Rapprochement mensuel des comptes bancaires.
  2. Consultation sur les considérations stratégiques et budgétaires financières et sur d'autres questions financières relatives à l'organisation, selon les besoins.
  3. La préparation d'autres états financiers comprend, sans s'y limiter : les reçus fiscaux, la déclaration de la TVH/TPS et/ou les états de fin d'année.
  4. Autres consultations ou conseils liés à la comptabilité, selon les besoins.
  5. Une expérience dans le rapprochement des rapports dans une base de données de membres est considérée comme un atout, car les revenus provenant de ce système d'adhésion doivent être rapprochés dans notre logiciel de comptabilité.

L'entreprise retenue devra avoir une expérience préalable dans les services de comptabilité pour des organisations sportives nationales ou provinciales et d'autres associations à but non lucratif, notamment en matière de compréhension des exigences de l'Agence du revenu du Canada et des questions relatives à la TPS/TVH. Une expérience de l'utilisation de Quickbooks (version en ligne) est considérée comme indispensable. Une expérience avec les logiciels nationaux d'enregistrement des adhésions est également considérée comme un atout.

Considérations supplémentaires

  • Adéquation : Décrivez en quoi votre organisation correspond au profil de Cheer Canada.
  • Quels avantages à valeur ajoutée votre organisation peut-elle apporter ?
  • Soyez orienté vers les solutions pour surmonter les obstacles.
  • Présentez des concepts imaginatifs et créatifs.
  • Soyez rentable et ingénieux. Cheer Canada est une jeune ONS aux ressources limitées. La prise en compte de cet élément dans la tarification sera prise en considération.
  • Assurez une gestion de projet sans faille en respectant les délais tout en travaillant sous pression avec des échéances serrées.
  • Le cabinet comptable retenu devra signer un contrat avec Cheer Canada avant le début des travaux liés à l'appel d'offres.
  • Expérience de travail dans un environnement virtuel.
  • La maîtrise du français et de l'anglais est considérée comme un atout.

Demande de proposition

Voici les informations à inclure dans votre proposition :

  1. Fournissez un plan global concis et incluez les considérations financières.
  2. Donnez un aperçu de vos expériences et de votre expertise dans le domaine de la comptabilité professionnelle. La préférence sera donnée aux organisations qui ont une expérience spécifique de travail avec des organisations provinciales ou nationales et/ou des organisations sportives nationales et/ou des organisations à but non lucratif.
  3. Fournissez une description de la ou des personnes qui seront proposées comme personnes-ressources principales de votre cabinet et qui travailleront en étroite collaboration avec le directeur général, le trésorier et le comité des finances de Cheer Canada.
  4. Décrivez succinctement la structure de reddition de comptes.

Échéancier et processus

1 juin 2025 Publication de l'appel d'offres

30 juin 2025 Date limite de soumission

31 juillet 2025 Décision finale de Cheer Canada

Exigences relatives à la soumission

  1. Une copie électronique de la proposition doit être envoyée à executivedirector@cheercanada.ca au plus tard le 30 juin 2025 à 23 h 59 min 59 s HNE.
  2. Les soumissions doivent être au format Adobe Acrobat (pdf).

LES PROPOSITIONS PRÉSENTANT LE PRIX LE PLUS BAS NE SERONT PAS NÉCESSAIREMENT RETENUES. CHEER CANADA SE RÉSERVE LE DROIT D'ACCEPTER OU DE REJETER TOUTE PROPOSITION, À SA SEULE DISCRÉTION.

CHEER CANADA DEMANDERA L'AUTORISATION DE TOUT CANDIDAT AYANT SOUMIS UNE PROPOSITION SI DES INFORMATIONS SUPPLÉMENTAIRES ET/OU DES DOCUMENTS DE RÉFÉRENCE SONT NÉCESSAIRES POUR AIDER À PRENDRE UNE DÉCISION CONCERNANT SPÉCIFIQUEMENT LA PRÉSENTE DEMANDE DE PROPOSITIONS.